今回の記事では、仮払金の勘定科目を使う際の注意点や仕訳例をご紹介します。
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仮払金とは、費用を支出する際に、金額がまだ確定していない場合に使用する勘定科目です。
仕訳を切る際の摘要欄には、以下のような情報を記載します。
一時的に概算で支払われた金額に対しては、仮払金の勘定科目を用います。
文字通り仮に使用する勘定ということになります。
ですから、後日費用の金額が明らかになった場合には、精算時に必要な仕訳を切ることによって一連の取引を終えます。
仮払金と前払金の違い
仮払金と混同しやすい勘定科目としては、取引が発生する前に事前に支払いをする際に使用する、前払金との使い分けに関して注意が必要です。
仮払金は、従業員などに対して概算の費用を支払う際に使用するようなケース、つまり会社内でのやり取りの際に使用する勘定科目です。
前払金に関しては、取引先などの外部との取引に使用するという違いがあります。
仮払金を用いた仕訳例
仕訳例① 従業員の出張の際に5万円を仮払いした。後日、精算手続きをしたところ実際にかかった費用は3万円だった。
仮払いした時
借方 貸方
仮払金 50,000 現金 50,000
精算した時
借方 貸方
旅費交通費 30,000 仮払金 50,000
現金 20,000
この例は、最初に支払った仮払金よりも実際の費用が少なかったケースです。
従業員が出張から返って来て精算するときは、貸方に仮払金の勘定科目を記載することで、仮払いした時の仕訳を打ち消すと共に、借方に実際の費用と払戻された現金の金額を記載することになります。
仕訳例② 従業員の交通費代として2万円を概算払いした。しかし精算時に実際の交通費は3万円であることが明らかになり、不足分は従業員が立て替えていたことがわかった。
仮払いした時
借方 貸方
仮払金 20,000 現金 20,000
精算した時
借方 貸方
交通費 30,000 仮払金 20,000
現金 10,000
今回の例は仮払金よりも実際の費用の方が多くなったケースです。
この場合も仮払金を打ち消す仕訳を切ることは先ほどと同様ですが、従業員が建て替えていた現金の不足分を、貸方に記載して不足分の現金を支払う処理をすることになります。
