必要経費のポイント!旅費交通費を計上する際の注意点と仕訳の例

 
 
 
 
事業主が必要経費として計上できる科目の中に旅費交通費があります。
 
 
この旅費交通費に含めることができる費用や旅費交通費を用いる点で注意すべき点を取り上げたいと思います。
 
 
 

旅費交通費とは

 
 
 
旅費交通費については旅費と交通費に分けて考えるとわかりやすいと思います。
 
 
旅費とは出張などでかかる出張日当や宿泊代や交通費などをが含まれます。
 
 
交通費については仕事の際に利用する電車やバスやタクシーなどの公共交通機関の料金などが含まれます。
 
 
 

旅費交通費に関する注意点とは

 
 
 
公共交通機関を利用する場合に領収書が発行されない場合があります。
 
 
一般的に電車やバスなどは領収証をもらいません。
 
 
このような交通費に関してはどのように証明することができるでしょうか?
 
 
このような場合は、出金伝票に日付や利用した交通機関名、行き先や金額に関して記録しておけば領収書の代わりとして利用することが可能です。
 
 
また、頻繁に領収書が発行されない交通機関を利用する場合は、例えば1週間とか一ヶ月事にまとめて処理する事も可能です。
 
 
日々の交通費等に関しては普段持ち歩いている手帳などに記しておくなら明細代わりとなり、その手帳自体を保存しておけば新たに明細票などを自分で作る必要はなく手間を省くことができるのでお勧めです。
 
 
また、現金ではなくPASMOなどのプリペイドカードを利用するなら記帳の手間を省くことができるのでこのような方法もお勧めです。
 
 
その際は、実務で使う場合には交通費にしか使用しないなどと事前に決めておくことができます。
 
 
仮に、交通費以外で使用してしまうと処理が煩雑になりますのでご注意ください。
 
 
こうしたプリペイドカードを利用するならチャージするときに旅費交通費として費用計上でき処理が楽です。
 
 
出張などに関連した費用を計上する際には実費精算と旅費規程による精算の2つの方法が利用できます。
 
 
実費精算による方法を用いるのであれば実際にかかった費用を領収書等に基づいて精算するだけですから特にこれと言って注意すべき点はありません。
 
 
注意すべきなのは旅費規程による精算の方法を用いる場合です。
 
 
事業主が従業員を雇っている場合に出張に関連した日当や宿泊費などを前もって定めておくことができます
 
 
この方法用いるなら実際にかかった費用よりも規程の金額の方が高ければ規程通り支給して差し支えありません。
 
 
この方法を用いるなら実費精算と比べて節税効果は高くなります
 
 
ただし、当然ではありますが非常識に高額な日当や宿泊費を旅費規程として定めている場合は、支給の一部が給与とみなされて課税の対象となることがありますので注意が必要です。
 
 
 

旅費交通費の仕訳の例

 
 
 
 

●従業員に対して一ヶ月分の定期代5万円を現金で支払った。

 
 
 
借方金額貸方金額
旅費交通費50,000現金50,000
 
 
従業員等に業務に必要な交通費の支払いを行う際には旅費交通費を用いて仕訳をします。
 
 
定期代などの交通費に関して注意すべき点としては一ヶ月10万円以内であれば基本的には課税対象とはなりません。
 
 
10万円超になると10万円を超えた部分に関して給与扱いとなり源泉徴収の対象となりますので注意が必要です。
 
 
また、10万円以下であっても合理的な金額でなければ、根拠のない金額の部分に関しては同様に給与とみなされて課税の対象となる場合もありますのでご注意ください。
 
 
 

●個人事業主が商談のため取引先へ出かけて、利用したタクシー代3000円を現金で支払った。

 
 
借方金額貸方金額
旅費交通費3,000現金3,000
 
 
商談のために取引先へ出かけたわけですから業務にかかった交通費を旅費交通費として費用計上します。
 
 
 

●個人事業主が取引先の相手を接待した際に利用したタクシー代6000円を現金で支払った。

 
 
借方金額貸方金額
交際費6,000現金6,000
 
 
 
この場合もタクシー代6000円は旅費交通費として処理出来そうですが、この事例では取引先の相手を接待した際のタクシー代です。
 
 
この場合は旅費交通費ではなく交際費として処理することになりますので注意が必要です。
 
 

 

まとめ

 
 
 
旅費交通費とは役員や従業員の出張に関連する費用や交通費を処理する勘定科目です。
 
 
領収書が発行されないものについては出金伝票などに内訳を記載しておきましょう。
 
 
旅費規程による精算方法には節税効果がありますが、合理的な金額でなければ一部が給与とみなされ課税の対象となる場合があり注意が必要です。
 
 
 
 
 
 

スポンサーリンク

PICK UP & PR

ABOUTこの記事をかいた人

個人事業主のアラフォー男(ささぶね)です。 これまで、お金に関する無知が原因で経済的に苦労した経験から、お金の知識の大切さを痛感。 その後、お金に関する勉強を始め日商簿記2級やFP2級・AFPを取得。 個人事業主のお金管理に役立つ内容を中心に情報発信しています。