総勘定元帳とは?仕訳帳からの転記や保存期間について

 

この記事では、総勘定元帳を作成することのメリット・書き方・保存期間についてご説明しています。

 

総勘定元帳とは?

 

総勘定元帳とは、仕訳帳の記録を勘定科目ごとに分けてまとめている帳簿のことです。

 

例えば、現金や普通預金、個人事業主特有の勘定科目である事業主貸や事業主借など、一つ一つの勘定科目ごとに作成していきます。

 

勘定科目ごとに記録することによって、お金をどれだけ使ったかや残高を簡単に把握することができます。

 

例えば、現金などの残高や、売上や経費などの合計金額が分かれば、経営状況を把握する助けになります。

 

また、自営業(個人事業主やフリーランス)の場合は、仕訳帳と総勘定元帳を作成することで、65万円の青色申告特別控除を受けることが可能になります。

 

ちなみに、総勘定元帳の読み方は「そうかんじょうもとちょう」です。

 

仕訳帳からの転記

 

仕訳帳から総勘定元帳に記載内容を書き写すことを「転記」といいます。

 

ここでは、仕訳帳から総勘定元帳に転記する際の、基本的な書き方についてご説明したいと思います。

 

総勘定元帳には、標準式と残高式という書き方がありますが、残高をすぐに確認できる残高式現金取引を例にしています。

 

なお、現金取引は仕訳帳について説明している別記事の内容を転記していますので、仕訳帳の取引内容を確認したい場合は下記の記事をご覧ください。

 

参考:仕訳帳とは?仕訳の記入例や書き方について

 

現金

勘定科目摘要借方貸方貸借残高
51前月繰越80,000
52消耗品費照明器具を購入7,50072,500
515仕入引取運賃2,00070,500

 

日付

 

取引が発生した日付順に記入していきます。

 

勘定科目

 

相手勘定科目を記入します。

 

この例では、現金取引となっていますので、現金が増えた原因・減った原因を表す勘定科目を記入します。

 

摘要

 

取引の具体的な内容を記入します。

 

借方

 

増加した現金の金額を記入します。

 

貸方

 

減少した現金の金額を記入します。

 

貸借

 

貸借には、勘定残高が借もしくは貸のどちらにあるかを記入します。

 

間違えやすい例としては、消耗品費や引取運賃の支払によって、現金が減っているで貸借項目を「貸」にするようなケースが考えられます。

 

繰り返しになりますが、勘定残高が借・貸のどちらにあるかを表しますのでご注意ください。

 

基本的には、資産の勘定科目については「借」となります。

 

残高

 

残っている金額を記入します。

 

総勘定元帳の保存期間

 

総勘定元帳の保存期間は、確定申告後から7年です。

 

保存義務がある書類には、帳簿・決算書類・証憑(しょうひょう)などがありますが、その種類によって保存期間が異なります。

 

また、基本的には紙での保存が必要ですが、例外として電子データでの保存も可能です。

 

詳細は、下記の記事にまとめていますのでご確認ください。

 

参考:【青色申告】確定申告後の書類の保存期間や保存方法について

 

最後に

 

この記事でご説明した通り、仕訳帳から総勘定元帳に転記する作業が必要です。

 

青色申告で、65万円の特別控除を受けるには必要な作業となりますが、この手間がかかる作業を自動で行えるのが会計ソフトです。

 

仕訳を入力するだけで、自動で総勘定元帳に転記されますし、確定申告の際に必要な青色申告決算書も自動で作成してくれます。

 

さらには、口座やクレジットカードの取引を自動で取り込んでくれますので、仕訳の入力作業も楽になります。

 

会計ソフトは無料でお試しできますので、使い勝手を試してみませんか?

 

もし、有料プランに加入しても会計ソフトの料金は必要経費にすることができます。

 

参考:【比較】個人事業主にお勧めの会計ソフト|無料あり・クラウド・料金プラン

 

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個人事業主のアラフォー男(ささぶね)です。 これまで、お金に関する無知が原因で経済的に苦労した経験から、お金の知識の大切さを痛感。 その後、お金に関する勉強を始め日商簿記2級やFP2級・AFPを取得。 個人事業主のお金管理に役立つ内容を中心に情報発信しています。