個人事業主は福利厚生費を経費にできない？自分だけの場合や従業員がいるケースの仕訳と勘定科目

個人事業主として開業すると、日々の活動の中で福利厚生費や経費に関する疑問に直面することが多くなります。

特に自分一人で事業を行っている場合、どのような支出が認められるのか、また勘定科目や仕訳はどうすればよいのか判断に迷うこともあるでしょう。

本記事では、こうした悩みを解消するために必要な知識を分かりやすく解説します。

個人事業主の福利厚生費に関する基本ルール

ここでは、個人事業主が福利厚生費を計上できる条件と、できないケースについて解説します。

もっとも重要な前提条件である「誰のための費用なのか」という点を整理し、ご自身の状況がどこに当てはまるかを確認していきましょう。

原則：個人事業主本人は計上不可

結論から申し上げますと、従業員を雇わず一人で活動している個人事業主は、福利厚生費を経費計上できません。

福利厚生費とは、給与や賞与とは別に、従業員の生活支援や健康増進、慰安などを目的として事業主が負担する費用を指します。

したがって、雇用関係にない事業主自身に対して福利厚生を提供することは概念として成立しません。

例えば、以下のような費用は経費（福利厚生費）として認められず、すべて「家事費（プライベートな出費）」として扱われます。

• 事業主自身の健康診断費用・人間ドック代
• 事業主自身のスポーツジム会費
• 事業主自身の食事代（1人の場合）
• 事業主自身の慰安旅行費用

これらを経費に入れようとすると、税務署から否認される可能性が高いため注意が必要です。

従業員を雇用している場合

一方で、従業員（パート・アルバイトを含む）を雇用している場合は、その従業員のために支払った費用を福利厚生費として計上できる可能性があります。

ただし、以下の3つの要件を満たす必要があります。

• 機会の平等: 全従業員が利用できる制度であること（特定の社員だけを優遇しない）
• 常識的な金額: 社会通念上、妥当な金額であること（過度に高額でない）
• 社内規定の整備: 福利厚生に関する規定（就業規則など）を作成していることが望ましい

青色事業専従者（家族従業員）の場合

家族を従業員として雇用している場合（青色事業専従者）は、判断が非常に厳しくなります。

家族への支出は「生活費（家事費）」との区別がつきにくいため、原則として福利厚生費とは認められにくい傾向にあります。

ただし、健康診断費用など、業務遂行上どうしても必要なものであり、他の一般従業員と同様の条件で実施される場合は認められるケースもあります。

判断に迷う場合は、管轄の税務署や税理士へ相談することをおすすめします。

勘定科目の選び方と代替案

もし福利厚生費が使えない場合、どのような勘定科目を使えばよいのでしょうか。

ここでは、食事代や飲み物代など、日常的によく発生する出費について、個人事業主が使用すべき適切な勘定科目や代替案をご紹介します。

「福利厚生費」以外の科目を使用するケース

自分一人で事業を行っている場合でも、業務に関連する出費であれば経費にできるものがあります。

その場合は「福利厚生費」ではなく、実態に合った勘定科目を使用します。

一度決めた勘定科目を継続して使用する

経理処理においてもっとも大切なことの一つは「継続性の原則」です。

例えば、事務所の来客用コーヒー豆を「消耗品費」としたなら、次回以降も「消耗品費」で処理し続けます。

ある時は「会議費」、ある時は「雑費」のようにコロコロ変えてしまうと、後から帳簿を見返した際に分析ができなくなり、税務調査でも管理体制を疑われる原因となります。

【ケース別】具体的な仕訳例と記入方法

次は実際の帳簿付けを見ていきましょう。

青色申告（複式簿記）と白色申告（簡易帳簿）、それぞれのパターンに加え、消費税に関する注意点も含めた具体的な仕訳事例を解説します。

青色申告者の場合（複式簿記）

従業員を雇用しており、スタッフ全員で実施した忘年会の費用44,000円を、事業用の現金で支払った場合の仕訳です。

適用欄には、「誰が参加したか（全従業員など）」や「目的」を明記しておくと、後日確認した際に経費の正当性を証明しやすくなります。

白色申告者の場合（簡易帳簿）

白色申告では複式簿記は不要ですが、経費の内容を記録しておく必要があります。

従業員の残業時の食事代3,500円を現金で支払ったケースです。

白色申告でも、領収書やレシートは必ず保管してください。

保存期間は、白色申告の場合原則5年（法定帳簿などは7年）、青色申告の場合は原則7年となります。

迷った場合は7年間保存しておくと安心です。

消費税とインボイス対応について

会計ソフトに入力する際、「税区分」の選択が必要です。

一般的に国内での食事代や慰安旅行費用は「課税仕入れ」となります。

ただし、以下の点に注意が必要です。

• 祝金・香典など: 現金で渡すお祝いや見舞金は、対価性がないため「不課税（対象外）」となります。
• 海外旅行: 社員旅行で海外へ行った場合の現地での食事代や宿泊費等の支出は、国外取引となるため「不課税（対象外）」となります。

参考：国税庁 No.6157 課税の対象とならないもの(不課税)の具体例

仕訳例：従業員の結婚祝い10,000円を現金で渡した場合

また、インボイス制度導入後は、適格請求書発行事業者からの領収書でないと、仕入税額控除が受けられない場合があります。（※経過措置あり）

会計ソフトに入力する際は、受領した領収書にインボイス登録番号が記載されているかを確認しましょう。

経費にできるもの・できないものの判断基準

どこまでが経費で、どこからがダメなのか？この線引きは非常に悩ましい問題です。

ここでは、社員旅行やご祝儀、スポーツジムなど、判断に迷いやすい項目について具体的な基準を解説します。

社員旅行の要件

社員旅行を福利厚生費として計上するには、国税庁が定める以下の要件を満たす必要があります。

1. 旅行期間: 4泊5日以内であること（海外旅行の場合、現地での滞在日数）。
2. 参加率: 全従業員の50％以上が参加していること。
3. 金額: 会社負担額が少額不追求の趣旨を逸脱しない範囲であること。※具体的な上限金額は法令で定まっていませんが、旅行の目的や行程などを総合的に勘案し、社会通念上一般的なレクリエーション旅行と認められる範囲である必要があります。

これらを満たさない場合（例えば、一部の役員だけの豪華旅行など）は、参加した個人への「給与」として課税される可能性があります。

参考：国税庁 No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行

ご祝儀・香典・見舞金

従業員やその家族に対する慶弔費は、福利厚生費として認められます。

• 社内規定: 「慶弔規定」を作成し、役職や勤続年数に応じた基準を一律に定めておくことが重要です。
• 金額: 世間一般の相場から逸脱しない範囲である必要があります。

スポーツジムやレジャー施設

従業員の健康増進のためにスポーツジムと法人契約を結び、全従業員が利用できるようにしている場合は、福利厚生費として認められる可能性が高いです。

しかし、特定の従業員だけが利用できる契約や、個人会員として契約した会費を事業主が負担する場合は、その従業員に対する「給与」とみなされることがあります。

給与認定されると、源泉所得税の徴収が必要になるため注意してください。

福利厚生費に関連したよくある質問（Q&A）

ここでは、経理初心者の方からよく寄せられる疑問についてQ&A形式で回答します。

自分一人のランチ代や、フリーランス仲間との交流費など、身近な疑問を解消しましょう。

一人でカフェで仕事をした時のコーヒー代は福利厚生費？

一人で仕事をする場所としてカフェを利用した場合のコーヒー代は、場所代としての意味合いで「会議費」や「雑費」として処理するのが一般的です。

ただし、食事（ランチ）代は原則として家事費となり、経費にはできません。

また、カフェ代を経費にする際は、業務上の必要性（打ち合わせ、外出時の作業場所確保など）を説明できるようにしておくことが重要です。

以下の、「食事代を必要経費にする際の判断基準や状況とは？」の記事で詳しく取り上げていますので参考にしてください。

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フリーランス仲間との飲み会は福利厚生費？

福利厚生費はあくまで「雇用している従業員」に対するものです。

外部のフリーランス仲間やビジネスパートナーとの飲食代は、情報交換や親睦を深める目的であれば「接待交際費」または「会議費」として処理します。

従業員にお弁当を支給した場合は全額経費？

食事代の補助を福利厚生費（給与課税なし）とするには、以下の2つの要件を満たす必要があります。

1. 従業員が食事代の半分以上を負担していること。
2. 会社（事業主）の負担額が、月額3,500円（税抜）以下であること。

これを超える場合は、従業員への給与として扱われます。

ただし、残業や深夜勤務時に支給する食事代については、現物支給として全額を福利厚生費にできる場合があります。

参考：国税庁 No.2594 食事を支給したとき

まとめ

個人事業主の福利厚生費について解説しました。

もっとも重要なポイントは、「福利厚生費は従業員のための費用であり、事業主一人だけの場合は原則として使えない」ということです。

• 個人事業主本人の場合: 福利厚生費は使えません。自身の健康診断などは「事業主貸」となります。
• 従業員がいる場合: 全員を対象とする常識の範囲内の支出であれば、福利厚生費として計上可能です。
• 勘定科目: 実態に合った科目を選び、継続して使用しましょう。

正しい知識を持って経理処理を行うことは、無用な税務トラブルを避け、安心して事業に集中するための第一歩です。

判断に迷う特殊なケースについては、税理士などの専門家に相談することをおすすめします。