文具・事務用品の勘定科目を正しく選ぶ方法と仕訳例を詳しく解説

本記事では、文具や事務用品を経費として計上する際の勘定科目について分かりやすく解説します。

青色申告と白色申告の仕訳の違いや、経費とプライベート分を分ける仕訳例なども紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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文具・事務用品の勘定科目

個人事業主が事業に必要な文房具や事務用品を購入する際、これらをどのように経費として処理するかは重要なポイントです。

文房具や事務用品は、通常「消耗品費」として経費に計上することが一般的です。理由は、文房具や事務用品は低価格で消耗が早く、業務で日常的に使用されるためです。

例えば、ボールペン、ノート、ファイル、コピー用紙などは、購入金額が10万円未満であれば「消耗品費」として即座に経費計上が可能です。

関連記事：消耗品費の勘定科目と仕訳例を分かりやすく解説

また、「事務用品費」の勘定科目を使用して処理することもできます。

事務用品費も基本的には、消耗品費の勘定科目と同様に、ボールペンやノート、コピー用紙、ファイルなどの文房具類を購入した際に使用します。

どちらの勘定科目を使用しても問題ありません。10万円未満のものであれば、消耗品費と同様に即座に経費として計上できます。

関連記事：事務用品費の勘定科目と仕訳例を詳しく解説

「事務用品費」と「消耗品費」は、似たような経費に見えますが、厳密には使い方に違いがあります。

まず、事務用品費は、事務作業をサポートするための備品や消耗品に使われます。たとえば、ボールペン、クリップ、ノート、ファイル、コピー用紙など、日常的にオフィスで使用されるアイテムが事務用品費に該当します。

一方、消耗品費は、事務用品に限らず、事業運営において消耗する物品全般を指します。事務用品も含まれますが、その他にも掃除用品やトイレットペーパー、洗剤、電球など、オフィス全体で使用する日用品もこの勘定科目に含まれます。

また、購入金額が10万円を超える事務用品や文房具セット、または長期間使用する機器などは、「備品」として分類されます。

例えば、高価なパソコンやプリンターなどは消耗品費ではなく、備品として減価償却の対象となります。これは、購入した年度に全額を経費として計上できるわけではなく、数年間にわたって少しずつ費用として処理していく必要があるためです。

パソコンに関連した経理処理の詳細は、以下の記事で取り上げていますので参考にして下さい。

関連記事：パソコンを購入した時の勘定科目と仕訳例【ポイントは10万円】

文具・事務用品の勘定科目を使用した仕訳例

文具の勘定科目として使用するケースが多い、事務用品費や消耗品費を使用した仕訳例をご紹介します。

なお、個人事業主やフリーランスの場合、青色申告か白色申告によって記帳方法に違いがあるため、それぞれのケースでの仕訳を例示します。

白色申告もしくは青色申告（10万円控除）の場合

白色申告や青色申告（10万円控除）のケースでは、単式簿記での記帳で問題ありません。

例えば、ファイルケースを現金で購入した場合は、購入日に次のように記帳します。

このように、単式簿記の場合は、現金やクレジットカードなどの支払い方法に関係なく上記のように記帳すればOKです。

青色申告（55万円控除）の場合

 青色申告（55万円控除）の場合は、複式簿記での記帳が必要です。

複式簿記は、取引の2面性に着目して、借方と貸方に分けて記帳する方法です。

先程のファイルケースを現金で購入した例で言うと、次のように仕訳します。

ファイルケースを購入するという費用が発生した結果、現金という資産が減少したという２つの側面を、借方と貸方に分けて記帳します。

費用の発生は借方に、資産の減少は貸方に記帳しますが、これは簿記の基本的なルールに基づくものです。

簿記の基本的なルールについては、以下の記事でご説明しています。

関連記事：簿記の基本的な仕組みを理解しよう

別の仕訳例もご紹介します。

コピー用紙をクレジットカードで購入した場合の仕訳は次のようになります。

クレジットカード決済の場合、本来であれば現金払いとは違い、購入日とカード引き落とし日の2回に分けて上記のような仕訳をする必要があります。

ですが、クレジットカード決済では、例外的に手間を省くため、引き落とし日に以下のように、まとめて仕訳することが認められています。

実際に記帳する際には、わざわざ購入日に未払金の勘定科目を使用して2回に分けて処理する必要はありません。

また、個人事業主の場合、購入したものを事業だけでなく個人でも使用するケースがあります。

例えば、コピー用紙を購入して、その半分はプライベートで使用するような場合には、事業主貸という勘定科目を使って経費と個人使用の区別をします。

関連記事：事業主借と事業主貸の勘定科目の使い方と仕訳例

文具・事務用品の勘定科目に関連したよくある質問

文房具は消耗品それとも備品？

文房具は、一般的には「消耗品」として扱われます。

なぜなら、ボールペンやノート、クリップなどは日常的に使われ、すぐに消耗するからです。購入金額も比較的少額で、10万円未満のものがほとんどです。

そのため、文房具は「消耗品費」として経費に計上することが通常です。

しかし、一部の文房具やオフィス用品が「備品」として扱われることもあります。

例えば、高価なデスクセットや特殊な文具セットは、長期間使用することが前提となるため、備品として計上される可能性があります。この場合、購入価格が10万円以上であれば「備品」として分類され、基本的には減価償却が必要になります。

結論として、文房具が消耗品か備品かは、その価格や使用期間によって異なります。

日常的に使用し、価格が10万円未満のものであれば消耗品、長期間使う高額な文具であれば備品と判断するのが一般的です。

消耗品費と雑費の違いは何ですか？

消耗品費と雑費はどちらも経費として計上できる勘定科目ですが、その扱いには明確な違いがあります。

消耗品費とは、日常的に使う物品で、使うことで消耗していくアイテムに使われる勘定科目です。文房具やコピー用紙、トイレットペーパー、洗剤などがこれに含まれます。

消耗品の特徴は、主に金額が10万円未満であり、使用期間が1年未満のものが該当します。これらの物品は日常的に業務に必要で、頻繁に購入されることが多いです。

一方、雑費とは、他の勘定科目に分類できない支出や一時的に発生した費用を指します。

たとえば、粗大ごみの処分費や臨時的なクリーニング費用、会議のための一時的なレンタル代などが雑費に該当します。

雑費は金額の大きさよりも、その費用がどの勘定科目にも当てはまらない場合に使用される点が特徴です。

ボールペンの勘定科目

ボールペンは、一般的に「消耗品費」として経費に計上されます。

これは、ボールペンが低価格であり、短期間で使い切る消耗品に該当するためです。具体的には、オフィスで使用するボールペンは、1本あたりの金額が小さいため、文房具として消耗品費に含めて問題ありません。

また、ボールペンは頻繁に購入されるアイテムであり、業務に欠かせないため、購入した際にはすぐに経費として処理できます。

例えば、まとめて数十本購入した場合も、10万円を超えることはまずないため、これも消耗品費として計上されます。

一方で、仮に特注品や高額なデザインボールペンを購入した場合、使用目的や価格によっては「備品」として扱われることもあります。

特に、10万円を超える場合や長期間使うことが前提の場合には、備品として減価償却を行う必要があります。

通常の業務で使うボールペンに関しては、基本的に「消耗品費」として仕訳するのが適切です。

まとめ

この記事では、文具の勘定科目に関する基本的な考え方や仕訳方法について解説しました。

文房具や事務用品は、消耗品費や事務用品費として経費に計上することが一般的であり、10万円未満のものであれば全額当期に経費処理が可能です。

さらに、事業用と個人用の使い分けや、高価な備品に該当する場合の減価償却についても理解いただけたかと思います。

記帳作業の際の参考になれば幸いです。