お茶やコーヒーなどの飲み物を経費計上する際の勘定科目

個人事業主が事業を行う際に、さまざまな場面でお茶やコーヒーといった飲料を用意することがあります。

この際に生じる支出については、必要経費にすることができます。

ただし、同じ飲み物であっても、その状況によって使用する勘定科目が違いますので、この記事で確認していただければと思います。

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飲み物を必要経費にできる状況と勘定科目

従業員のために購入した

従業員のために購入したお茶代やコーヒー代は、必要経費とすることができます。

その際に使用する勘定科目については、「福利厚生費」や「会議費」を使用することになります。

事務所内に飲み物をストックしておいたりウォーターサーバーを設置したりして、従業員が利用するためにかける費用は「福利厚生費」の勘定科目で会計処理をすることになります。

また、会議や打ち合わせの際にかかったお茶代やコーヒ代などは、「会議費」として処理することができます。

これは、社内であっても社外であっても同様です。

打ち合わせは、事務所内だけでなく、喫茶店やレストランなどで行うこともあります。

その際の代金は「会議費」として処理できます。

来客用として購入した

取引先やお客に対して準備した飲み物については、「接待交際費」などの勘定科目を使って処理することになります。

事業主の分はどうなる？

事業主自身の飲み物については経費になるのでしょうか？

これについても、状況によって異なってきます。

基本的には、事業主自身のためだけに購入した飲み物は経費とはなりません。

仕事をしていてもいなくても、喉は乾きますし水分補給は必要だからです。

事業を行うのに必要だったとまでは言えない、ということになります。

この点に関する考え方は、食事代を経費にできるかどうかについて取り上げている記事の内容と基本的には同じです。

参考までにご紹介しておきますので、よろしければご覧ください。

関連記事：食事代を必要経費に出来る？その際の判断基準や状況について

ただし、従業員との会議や取引先との打ち合わせなどの際にかかる、事業主自身のお茶代やコーヒ代については経費として計上できます。

その際の勘定科目については「会議費」や「接待交際費」などに含めて処理することができます。

飲み物を購入した時の仕訳例

●来客用としてペットボトル飲料1,500円分を現金で購入した。

●従業員のためにウォーターサーバーを設置しており、今月分の利用料金10,000円が口座から引き落とされた。

領収書やレシート

領収書やレシートについては、飲料代の証拠となりますので、きちんと保管しておきましょう。

仮に、事業用とプライベート用の買い物が一緒になっている場合は、事業用に購入した分だけを経費計上することになります。

後からまとめて会計処理をしようとすると、事業用として購入したものかプライベートで購入したものかが分からなくなることがあります。

経費分については印などをつけておくなどして、プライベート分とは区別できるようにしておきましょう。

領収書やレシートがない場合

自動販売機で、缶やペットボトルのお茶やコーヒーを購入するようなケースでは、購入した証拠となる領収書やレシートはありません。

このように領収書やレシートが発行されなかったり、一旦受け取った後に無くしてしまった場合でも、必要経費として計上することができます。

詳細は、下記の記事で取り上げていますので、参考にしていただければと思います。

関連記事：領収書なし（無くした）場合の対処方法