個人事業主やフリーランスの方で、会計ソフトの導入を検討している方の参考になればと思い、事前に準備しておいたほうが良いことや、導入手順についてまとめています。
この記事では、現在利用者が増加しているクラウド会計ソフトについて取り上げています。
ご紹介しているクラウド会計ソフトは、インストール型の会計ソフトとは違い、無料でお試しができるので実際に使い勝手を試してみることができます。
効率化のために準備しておきたいこと
会計ソフトを導入するにあたり、事前に準備しておくことで効率化が図れます。
具体的に出来ることを４つご紹介します。
事業用の銀行口座
私は青色申告を始めた1年目に会計ソフトを導入しましたが、事業用とプライベートの口座を分けておらず事業に関係する引き落としがある銀行口座が全部で４つありました。
ですから、最初は４つの口座を登録することになり、その後数年の間、その状態のまま会計処理をしていました。
このような状況ですと、余計に仕訳しないといけない取引が増えてしまいます。
例えば、個人事業主の場合、事業に関係のないプライベートの取引は本来仕訳する必要はありません。
しかし、１つの銀行口座で事業に関係する取引とプライベートの取引があれば、プライベートの取引も仕訳する必要があります。
例えば、事業に関係のない資格の通信講座の料金が、銀行口座から引き落とされたとします。
この取引は、事業とは関係がないので経費にすることはできません。
このような場合、事業主貸（じぎょうぬしかし）という個人事業主特有の勘定科目で会計処理をするのですが、もし銀行口座を事前に分けておいてプライベートの口座から引き落とされているのであれば、仕訳の必要がありません。
１つの銀行口座で、事業に関係のある取引と関係のない取引が混在する場合、プライベートの取引についても仕訳をする必要が生じます。
1年の間に、何十件もしくは何百件というプライベートの取引も会計処理するとなれば、その分余計な手間がかかります。
しかも、通帳を見ただけでは、それが事業に関係する取引だったのかが分からないケースもあるでしょう。
そうなれば、確認作業のためにさらに時間を奪われることになりかねません。
事業用の口座とプライベート用の口座を分けておけば、事業に関係する取引のみを会計処理すればいいですので、負担がかなり軽減されるでしょう。
事業用のクレジットカード
会計ソフトの導入前に、事業用のクレジットカードとプライベートのクレジットカードを分けておくこともお勧めです。
クレジットカードの利用料金は、口座からまとめて引き落とされますが、仮に事業に関係する支出とプライベートの支出が混在しているなら、利用明細を確認して仕事に関係しない分については、先程と同様に事業主貸の勘定科目を使って仕訳をしてプライベート分を区別しないと行けません。
利用頻度が多ければ会計処理の手間も増えるので、クレジットカードについても事業用のカードを作っておけば仕訳作業も楽になります。
事業用の電子マネー
電子マネーを利用すれば、現金決済の頻度を少なくできます。
現金取引の場合は、会計ソフトを利用していても現金出納帳への入力作業が必要です。
現金取引の代わりに電子マネーを使うことで、入力作業の手間を削減できます。
しかも、クラウド会計ソフトを使えば、電子マネーの取引は自動で取得できるので大変便利です。
電子マネーについても、事業用とプライベートで分けておけば、さらに効率よく会計処理ができるようになります。
インターネットサービスの申込み
データの自動取得機能を使えば、銀行口座やクレジットカードなどの取引明細が取得できるので、手書きやエクセルなどに入力するのと比べると会計処理の手間を削減することができます。
しかし、データの自動取得機能は、金融機関のサイトで口座残高や取引明細が閲覧できる状態でないと利用することができません。
そのためには、現在利用している金融機関のサイトにログインできる、IDやパスワードが必要です。
事業用口座がネットバンキングであれば特に手続きは不要ですが、それ以外の金融機関を利用している場合はインターネットサービスの申込みをすることでデータの自動取得機能を利用できるようになりますので、事前に申し込みをしておきましょう。
クラウド会計ソフトの導入費用
クラウド会計ソフトの導入費用は、各会社のサービスによって若干異なりますが、月額1,000円程度の料金で利用することが可能です。
年払いに対応している場合は、約1万円ほどの料金で利用することができます。
サポートや機能が充実しているプランになると料金は高くなりますが、会計ソフトの導入費用は必要経費にできますので、その分は税金を安くすることが可能です。
個人事業主に人気のクラウド会計ソフトは、弥生・freee・マネーフォワードです。
ちなみに、上記の3社のサービスを利用している個人事業主の割合は、94.8％と圧倒的なシェアを誇っています。
クラウド会計ソフトを利用している個人事業主の大半は、この3社のサービスを利用していると言えるでしょう。
詳しい導入費用や会計ソフトの評判を確認したい場合は、下記の記事にまとめていますので参考にしてみて下さい。
クラウド会計ソフトの導入メリット
会計処理の効率化
会計ソフトを導入するメリットとして最初に思い浮かぶのは、会計処理が効率化できることではないでしょうか？
例えば、最大65万円の青色申告の場合、主に下記のような作業が毎年必要です。
- 取引を仕訳帳に記入
- 総勘定元帳に転記
- 青色申告決算書の作成
- 確定申告書の作成
手書きでの帳簿作成や決算書＆申告書の作成には、簿記の基本的な知識が不可欠です。
また、簿記の基礎知識があっても、帳簿や決算書の作成はかなり大変な作業になります。
しかし、会計ソフトを利用すれば、例えば仕訳帳に入力した取引が自動で総勘定元帳に転記され、青色申告決算書にも数字が自動で反映されます。
特にクラウド会計ソフトの場合、銀行口座やクレジットカードの取引データを取り込むことができますので、仕訳の作業も効率化でき会計処理や確定申告の準備にかける時間を大幅に削減できます。
最新の税制や支援情報などに対応
クラウド会計ソフトは、最新の税制に対応しています。
例えば近年では、消費税が8％から10％に変更され軽減税率が適用されるようになりましたが、こうした改正にも対応しており常に最新の状態で会計ソフトを利用できます。
資金繰りや経営改善にも役立つ
クラウド会計ソフトの中には、個人事業主の資金繰りや経営改善などに役立つデータを提供してくれるサービスを利用できるものがあります。
例えば、クラウド会計ソフトのfreeeには、資金繰り改善ナビというサービスがあり、現金預金の過去9ヶ月間の残高推移に基づいて、今後3ヶ月間の残高予測をグラフで確認することができます。
また、資金繰りの改善が必要な場合は、freeeと提携している金融機関に融資を申し込んだり、freeeに登録されている売掛債権の現金化がオンラインで可能になるなどの便利なサービスも利用可能です。
もはや会計ソフトの枠を超えた、事業主のビジネスを総合的にサポートするサービスと言えますね。
クラウド会計ソフトの導入手順
インストール型の会計ソフトを導入する場合、下記のような手順になります。
- 商品を購入
- パソコンにインストール
- 初期設定をする
クラウド会計ソフトは、各サイトから登録することですぐに利用できますので、パソコンに会計ソフトをインストールするような手間はかかりません。
また、インストール型とは違って、クラウド会計ソフトはスマホやタブレットでも利用することができとても便利です。
導入手順は次の通りです。
- クラウド会計ソフトのサイトに登録
- 初期設定をする
また、登録時には主に下記の情報を入力します。
- 名前
- メールアドレス
- パスワード
- 決済方法
登録も数分程度と時間もかからず、すぐにクラウド会計ソフトを利用することが可能です。
個人事業主に人気のクラウド会計ソフトは、弥生・freee・マネーフォワードの3社です。
ちなみに、この上位3社のクラウド会計ソフトのシェア率は94.8％を占めています。
個人事業主が利用しているクラウド会計ソフトは、ほぼ弥生・freee・マネーフォワードの3社で占められているのが現状です。
どれも人気の会計ソフトですが、ご自身にとって使いやすいかどうかは別問題ですので、実際に使い勝手を試してみることをお勧めしたいと思います。
どれも一定期間無料でお試しができるので、利用してみたいクラウド会計ソフトがあれば公式サイトで詳細をご確認下さい。
