総勘定元帳とは？仕訳帳からの転記や保存期間について

この記事では、総勘定元帳の書き方や保存期間についてご説明しています。

仕訳帳からの転記や総勘定元帳の保存期間なども確認できますので、ぜひご覧ください。

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総勘定元帳とは？

総勘定元帳（そうかんじょうもとちょう）とは、仕訳帳の記録を勘定科目ごとに分けてまとめている帳簿のことです。

例えば、現金や普通預金、個人事業主特有の勘定科目である事業主貸や事業主借など、一つ一つの勘定科目ごとに作成していきます。

勘定科目ごとに記録することによって、お金をどれだけ使ったかや残高を簡単に把握することができます。

例えば現金などの残高、売上や経費などの合計金額が分かれば、経営状況を把握する助けになります。

また、自営業（個人事業主やフリーランス）の場合は、仕訳帳と総勘定元帳に基づいて青色申告決算書を作成することで、55万円の青色申告特別控除を受けることが可能になります。

仕訳帳からの転記

仕訳帳から総勘定元帳に記載内容を書き写すことを「転記」といいます。

総勘定元帳には、標準式と残高式という書き方がありますが、残高をすぐに確認できる残高式で現金取引を例にしています。

下記の取引内容に基づいた、現金出納帳の書き方を確認してみたいと思います。

1. ５月２日・・現金で7,500円の照明器具を購入した。
2. ５月15日・・商品35,000円を掛仕入して、引取運賃2,000円は現金で支払った。

現金出納帳

日付

取引が発生した日付順に記入していきます。

勘定科目

相手勘定科目を記入します。

この例では、現金取引となっていますので、現金が増えた原因・減った原因を表す勘定科目を記入します。

摘要

取引の具体的な内容を記入します。

借方

増加した現金の金額を記入します。

貸方

減少した現金の金額を記入します。

貸借

貸借には、勘定残高が借もしくは貸のどちらにあるかを記入します。

間違えやすい例としては、消耗品費や引取運賃の支払によって、現金が減っているで貸借項目を「貸」にするようなケースが考えられます。

繰り返しになりますが、勘定残高が借・貸のどちらにあるかを表しますのでご注意ください。

基本的には、資産の勘定科目については「借」となります。

残高

残っている金額を記入します。

総勘定元帳の保存期間

総勘定元帳の保存期間は、確定申告後から7年です。

総勘定元帳と同様に、主要簿である仕訳帳も同じ期間保存する必要があります。

保存義務がある書類には帳簿以外にも、決算書類・証憑（しょうひょう）などがありますが、その種類によって保存期間が異なります。

また、基本的には紙での保存が必要ですが、例外として電子データでの保存も可能です。

詳細は、下記の記事にまとめていますのでご確認ください。

個人事業主プラス

確定申告後の書類の保存期間や保存方法

  この記事では、青色申告をしている個人事業主が、取引に使用した書類や帳簿などの保存期間や保存方法についてご説明していま…

まとめ

この記事では、総勘定元帳の書き方や保存義務についてご説明してきました。

個人事業主が最大65万円の青色申告特別控除を受けるには、年間の取引内容を仕訳帳に記入して総勘定元帳への転記する作業が必要です。

そして、最終的に貸借対照表と損益計算書を作成する必要があります。

年間の取引件数が少なければ、手書きやエクセルなどを使って処理できるかも知れませんが、取引件数が多かったり書き方をよく理解していなければ、必要書類の作成にかなりの時間や手間がかかります。

以下にご紹介しているクラウド会計ソフトや会計アプリを利用すれば、取引内容を登録するだけで仕訳帳や総勘定元帳へ自動転記してくれますし、65万円の控除を受けるのに必要な貸借対照表と損益計算書も自動で作成してくれます。