レンタカー代を経費計上する時の勘定科目と仕訳例

この記事では、レンタカー代を経費計上する際に使用する勘定科目や仕訳例について具体的に解説しています。

レンタカーに関連する経費の勘定科目や、単式簿記と複式簿記の仕訳例についても確認できるので、是非参考にして下さい。

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レンタカー代を経費にできる条件とは？

レンタカー代を経費に計上できる条件は、業務に直接関係していることが基本となります。具体的には、仕事のためにレンタカーを使った場合、その費用は経費として認められます。

例えば、出張先での移動や、取引先への訪問のために車を借りた場合が該当します。このように、業務上の移動をサポートするためのレンタカー利用であれば、ほぼ確実に経費として計上できます。

一方で、私的な利用が含まれる場合には注意が必要です。たとえば、家族旅行や友人とのレジャーなど、個人的な目的でレンタカーを使った分は、経費にすることはできません。もし、仕事とプライベートが混在するケースがあるなら、その割合に応じて費用を分けて計上する必要があります。

例えば、レンタカーを借りて、業務に使ったのが8時間で、残りの2時間がプライベートな利用だった場合、経費として計上できるのは8時間のみとなります。ですから、この場合はレンタカー費用全体の80％を経費として計上します。

こうした細かいルールを守っておくことで、後で税務署からの指摘を受けるリスクを最小限に抑えることができます。また、レンタカーを利用した際には、領収書や契約書を保管しておくことも重要です。

レンタカーに関連する経費の勘定科目一覧

レンタカーを借りた際には、単にレンタカー代だけでなく、さまざまな関連費用が発生することがあります。

これには、ガソリン代、高速料金、さらには保険料などが含まれます。これらの費用は、それぞれ適切な勘定科目を使って仕訳する必要があります。

以下に、主なレンタカー関連の費用と、それに対応する勘定科目をわかりやすく整理しました。

レンタカー代

基本的に「旅費交通費」で仕訳されます。出張や業務目的でレンタカーを利用した場合、この勘定科目が一般的です。例えば、取引先への訪問や現場調査など、仕事に直接関係する移動費用として計上されます。

ガソリン代

ガソリン代も重要な関連費用です。自分の車であれば「車両費」や「燃料費」として計上しますが、レンタカーの場合は「旅費交通費」にまとめることができます。たとえば、出張先で借りたレンタカーにガソリンを補充した場合、そのガソリン代も同じく「旅費交通費」で処理するのが一般的です。

高速料金

レンタカーを使って高速道路を利用した場合、その高速料金も「旅費交通費」として仕訳します。ETCを使って支払った場合でも、後日請求されるため、まずは「未払金」として処理し、引き落としが行われた際に清算します。高速料金に関する詳細は、以下の記事で取り上げていますので参考にして下さい。

関連記事：【経費】高速代の勘定科目と仕訳例

保険料

レンタカーを借りる際に、保険に加入することがあります。この保険料は「損害保険料」や「保険料」として別途仕訳します。レンタカー会社が提供する自動車保険や補償オプションに加入した場合、それらの費用をこの勘定科目で管理するのが一般的です。

適切な勘定科目を理解しておくことで、経費処理の際に混乱を避け、スムーズな会計管理が可能になります。また、これらの費用をしっかり区別して仕訳することで、後から費用の内訳を把握しやすくなるため、正確な経費計上を行うことができます。

レンタカー代の仕訳方法を具体例で解説

レンタカー代を仕訳する際は、支払い方法や申告方法によって異なります。ここでは、白色申告（単式簿記）と青色申告（複式簿記）の両方に分けて具体的な仕訳方法を説明します。それぞれに応じた適切な処理を行うことで、正確な経費計上が可能になります。

白色申告（単式簿記）での仕訳方法

白色申告の場合、単式簿記を使用するため、簡略化された形式で記帳します。主に、支出や収入を単一の帳簿に記載する方式です。

例1：現金で支払った場合

出張先でレンタカーを借り、レンタカー代1万円とガソリン代3000円を現金で支払った場合、次のように記録します。

白色申告では、支出に対する金額を記録し、何に使用したか（レンタカー代やガソリン代など）を明確にすることが大切です。

例2：クレジットカードで支払った場合

クレジットカードを使って、1万円のレンタカー代と3000円のガソリン代を支払った場合、引き落とし時に記載します。仕訳例は、上記の現金支払と同じになります。

白色申告では未払金などの勘定科目を使いませんが、どのタイミングでお金が動いたかを明確にしておくことが重要です。

青色申告（複式簿記）での仕訳方法

青色申告では、複式簿記を使用して資産・負債をきちんと管理します。ここでは、取引の両側を記帳することで、より正確な経理管理を行います。

例1：現金で支払った場合

出張先でレンタカーを借り、レンタカー代1万円とガソリン代3000円を現金で支払った場合、複式簿記では次のように仕訳を行います。

この場合、借方に「旅費交通費」として支出を記録し、貸方には実際に支払った現金を記録します。旅費交通費にはレンタカー代とガソリン代が含まれています。

例2：クレジットカードで支払った場合

同じく出張先でレンタカー代1万円とガソリン代3000円をクレジットカードで支払った場合、2段階で仕訳します。

1. 決済時の仕訳

2. 引き落とし時の仕訳

青色申告の複式簿記では、クレジットカードでの支払いは「未払金」として一旦負債を計上し、後日、引き落とし時にその負債を清算します。これにより、支払いのタイミングと実際の資金の流れを明確に管理できます。

レンタカー代の仕訳方法は、白色申告（単式簿記）では簡略化され、主に支出を中心に記録します。一方、青色申告（複式簿記）では、取引の全体を正確に管理するために複式簿記を使用します。

どちらの方法でも、支払い方法によって仕訳の手順が変わるため、取引に応じた正しい処理を行うことが大切です。

なお、自分で記帳を行いたいけど、簿記の知識に不安がある個人事業主やフリーランスのかたであれば、国税庁の「帳簿の記帳のしかた」に関する資料を参考にするのがお勧めです。

また、帳簿付けが難しそうであれば、簿記が苦手でも簡単に青色申告に必要な決算書が作成できるクラウド会計ソフトなどのサービスを利用することも検討できます。

レンタカー代の経費計上でよくある質問

レンタカー代はすべて経費にできますか？

業務に関連するレンタカー代であれば、全額を経費として計上できます。具体的には、出張や取引先の訪問、現場の視察など、仕事のために借りたレンタカー代は、経費として認められます。

ただし、プライベートな利用が含まれる場合には注意が必要です。例えば、家族旅行や友人とのレジャー目的でレンタカーを使った部分は経費にはできません。仕事とプライベートが混在する場合は、利用した割合に基づいて経費を按分（あんぶん）し、業務で使った分のみを経費に計上します。

レンタカーのガソリン代や高速代も経費に含まれますか？

ガソリン代や高速料金も業務に関連していれば、レンタカー代と同様に経費に含めることができます。これらの費用も仕事の一環として発生したものなら、「旅費交通費」として一緒に処理できます。

例えば、出張中にレンタカーを使用し、ガソリンを補充したり、高速道路を利用した場合、それらも「旅費交通費」にまとめて経費として計上できます。また、ETCカードを利用して高速代を支払った場合は、クレジットカード決済と同じく、引き落とし時に仕訳を行うことがポイントです。

車両のリース代とレンタカー代は同じですか？

リース代とレンタカー代は利用期間や契約の仕方に違いがあります。レンタカー代は、短期間（数時間から数日）借りる場合に発生する費用で、「旅費交通費」や「車両費」として経費計上するのが一般的です。

一方、リース代は、数か月から数年の長期契約で車両を借りる場合にかかる費用です。リース契約の場合、費用は「賃借料」や「リース料」として仕訳します。

リース契約は通常、固定の車両を長期間にわたって使用するため、月額払いの形式を取ることが多く、レンタカー代とは仕訳方法や勘定科目が異なります。

まとめ

レンタカー代を経費として計上する際は、適切な勘定科目を使うことが重要です。

基本的には「旅費交通費」で処理し、ガソリン代や高速料金も同じ勘定科目に含めることで、会計処理がシンプルになります。また、白色申告と青色申告の記帳の違いについても注意が必要です。

ちなみに、青色申告の複式簿記で仕訳を行うことで、青色申告特別控除（55万円）に必要な決算書を作成することができます。節税効果の高いお得な制度なので、税金を安くしたい場合は、青色申告を検討してみて下さい。