この記事では、青色申告をしている個人事業主が、取引に使用した書類や帳簿などの保存期間や保存方法についてご説明しています。
書類の保存期間
書類の保存期間は、その種類によって異なっています。
- 帳簿・・7年
- 決算書類・・7年
- 証憑・・5年もしくは7年
保存期間の開始日については、取引や帳簿作成をした翌年の3月16日からです。
確定申告の期限が3月15日ですから、その次の日から5年もしくは7年間保存することになります。
帳簿
帳簿は7年間の保存義務があります。
帳簿は、日々の取引を記録していくものですが、青色申告に必要な帳簿には主に次のようなものがあります。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 経費帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
太字になっている仕訳帳と総勘定元帳は、主要簿と呼ばれており節税効果の高い65万円の青色申告特別控除を受けるのに必ず必要となります。
それ以外の帳簿については補助簿といって、必要に応じて使用することができます。
決算書類
決算書類も、7年間は保存する必要があります。
決算書類には、主に次の書類が含まれます。
- 損益計算書
- 貸借対照表
- 確定申告書
証憑（しょうひょう）
証憑は、取引内容によって保存期間が7年、もしくは5年と異なります。
証憑は、取引を証明する書類のことで、その種類によって保存期間が異なります。
7年間の保存が必要な証憑の一例については、下記の通りです。
- 領収書
- 請求書
- 通帳
一方で、保存期間が5年の証憑の一例については次の通りです。
- 納品書
- 注文書
- 見積書
- 発注書
このように、証憑書類については保存期間が異なっています。
現金預金の取引関係書類のほうが、保存期間が長くなっています。
ただし、前々年分の所得が300万円以下の場合は、領収書・請求書・通帳などについても保存期間は5年となっています。
書類の保存方法
保存期間が定められている書類の保存は、基本的に紙による原本保存が必要です。
ただし、会計ソフトなどを利用した場合は紙による帳簿作成は行いません。
それでも原則は、紙による保存が必要とされています。
しかし、電子帳簿保存法という法律により、電子データでの保存も可能となっています。
納税者の事務負担やコスト負担の軽減などを図るため、一定の帳簿書類については、コンピュータ作成の帳簿書類を紙に出力することなく、ハードディスクなどに記録した電子データのままで保存できる制度があります。
こうした制度を利用すれば、わざわざ電子データの帳簿をプリントアウトする必要がなくなります。
ただし、この制度を適用を受けるには、所轄税務署長の承認や一定の要件が求められます。
制度の詳細は、税理士や税務署などで確認されるようお勧め致します。
